Guida operativa · Processo SMS

Management Review

La valutazione periodica con cui la Compagnia verifica l’efficacia dell’SMS e decide come migliorare risorse, procedure e risultati.

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Spiegazione operativa

Il Management Review è la verifica periodica dell'adeguatezza e dell'efficacia continua del Safety Management System, che il Codice ISM attribuisce alla Compagnia (§12.3). Non è un audit (che verifica la conformità puntuale), ma una valutazione strategica: il SMS sta ancora raggiungendo gli obiettivi di sicurezza e protezione ambientale della Compagnia? Serve modificarlo?

Il §12.3 attribuisce la valutazione alla Compagnia secondo le procedure da essa stabilite. Forma, deleghe e partecipanti dipendono dall’assetto aziendale: contano valutazione documentata, decisioni efficaci e accesso al livello che può assegnare risorse, non una riunione con invitati prescritti dal Codice.

Riferimento normativo

ISM Code, par. 1.4 (Functional Requirements) e par. 12 (Company Verification, Review and Evaluation). La disposizione puntuale è il §12.3: «The Company should periodically evaluate the effectiveness of the SMS in accordance with procedures established by the Company».

Due precisazioni sul numero e sulle parole, perché entrambe circolano sbagliate. Sul numero: fino al 31 dicembre 2014 questa disposizione era il §12.2; la risoluzione MSC.353(92), in vigore dal 1° gennaio 2015, ha inserito un nuovo §12.2 sulla verifica dei compiti ISM delegati e ha rinumerato i commi successivi. Chi cita ancora il §12.2 per l'efficacia del SMS sta leggendo un testo scaduto da oltre dieci anni.

Il §12.3 assegna il riesame alla Compagnia senza prescrivere una lista di partecipanti. Il Preambolo §6 richiama l’impegno del vertice e il §4 richiede accesso diretto del DPA al più alto livello della direzione. Definire nell’SMS responsabilità, deleghe e coinvolgimento di chi può approvare risorse; verificare l’attuazione di tali disposizioni, senza ridurre il problema alla presenza di una particolare espressione nel Codice.

Per gli input e il riesame del Comandante: MSC-MEPC.7/Circ.8 · MSC.273(85).

Campo di applicazione

Per le Compagnie soggette a ISM, il §12.3 richiede una valutazione periodica secondo la procedura aziendale, senza cadenza annuale universale. MSC-MEPC.7/Circ.8, §5.2, raccomanda il riesame anche quando necessario, ad esempio in presenza di gravi carenze del sistema. Il calendario delle verifiche DOC/SMC è distinto e non sostituisce questa valutazione.

Procedura / Come si compila

Raccogliere audit, NC/CAPA, eventi, ispezioni, reclami e riesami periodici del Comandante, comprese carenze SMS segnalate a terra (§5.1.5).
Valutare efficacia, rischi, risorse e trend secondo la procedura aziendale, con deleghe e contributi pertinenti.
Registrare decisioni e richieste di risorse, coinvolgendo il livello competente per la loro autorizzazione.
Assegnare responsabile e scadenza a ogni azione, comunicando alla nave gli esiti pertinenti.
Monitorare l’attuazione alle scadenze e gestire ritardi; il riesame successivo valuta gli esiti ma non sostituisce il follow-up.

Esempio pratico

Esempio didattico: audit e riesami dei Comandanti indicano manutenzioni arretrate su due navi. La Compagnia valuta cause, disponibilità di personale e ricambi, autorizza risorse e assegna responsabili e verifiche alle scadenze. Il verbale o altro documento previsto dall’SMS registra decisioni e seguito. Se usa «NC minore», chiarisce che il Codice definisce NC e major NC, non una voce separata minor.

Cosa va tipicamente storto

Un modulo compilato senza evidenze di valutazione non dimostra il rispetto del §12.3. Il problema non è l’assenza di una riunione o di un invitato specifico: è l’assenza di analisi, decisioni e seguito secondo l’SMS.

Errori ricorrenti Mistake Library

Errore	Conseguenza	Come evitarlo
Riesame senza evidenza di valutazione	Efficacia SMS non dimostrata	Documentare input, analisi, decisioni e seguito secondo la procedura
Soli conteggi di eventi	Cause e ricorrenze trascurate	Leggere trend e contesto operativo
Azioni senza responsabile o scadenza	Decisioni non attuate	Monitoraggio alle scadenze ed escalation

Cosa controlla il PSCO

Il PSC verifica la nave e può esaminare evidenze pertinenti dell’attuazione SMS, comprese azioni e comunicazioni nave-terra. Il riesame della Compagnia rientra nelle verifiche ISM secondo il mandato dell’auditor. Rendere disponibili a bordo gli esiti pertinenti e il seguito delle azioni; eventuali richieste di vetting dipendono dal programma applicabile.

Suggerimenti operativi

Integrare i riesami dei Comandanti con i riscontri di terra.
Documentare responsabilità e percorso di approvazione delle decisioni, senza imporre un formato unico.
Dare feedback a bordo e verificare le azioni alle scadenze.

Checklist di preparazione

Checklist didattica. Questo riepilogo serve allo studio e alla preparazione. Non sostituisce le procedure approvate della nave, i manuali, i documenti statutari, il SMS della Compagnia o i requisiti ufficiali applicabili. Il completamento non dimostra conformità né prontezza a un'ispezione: attesta che si è letta una lista, non che la nave sia a posto. Verificare sempre i documenti aggiornati presenti a bordo.

Input inclusi i riesami periodici dei Comandanti
Valutazione svolta secondo procedura e deleghe aziendali
Trend, risorse e rischi esaminati
Decisioni e autorizzazioni documentate
Responsabili, scadenze, follow-up e ritorno informativo a bordo

FAQ

Con quale frequenza?

Periodicamente, secondo la procedura della Compagnia; il §12.3 non fissa un intervallo annuale universale.

Può condurlo il DPA?

Può coordinarlo o condurlo se l’assetto aziendale lo prevede. Restano responsabilità della Compagnia, adeguate deleghe, contributi necessari e decisioni autorizzate: non è prescritta una lista universale di partecipanti.

Che rapporto ha con l’audit?

L’audit verifica l’SMS; il riesame valuta periodicamente la sua efficacia complessiva. I risultati degli audit sono input, non sostituti del riesame.

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