Guida operativa · Certificazione e survey

Document of Compliance (DOC) e Safety Management Certificate (SMC)

I due certificati che rendono tangibile la conformità ISM: cosa attestano, chi li rilascia, quando vanno rinnovati e cosa succede se scadono o vengono sospesi.

ISM CodeDOCSMCcertificazionesurvey

Spiegazione operativa

Il Document of Compliance (DOC) è rilasciato alla Compagnia e attesta che il suo Safety Management System è stato verificato conforme al Codice ISM; è una condizione necessaria affinché la Compagnia possa gestire navi soggette al Codice ISM. Il Safety Management Certificate (SMC) è rilasciato a ciascuna nave e attesta che opera in conformità al SMS approvato della Compagnia titolare del DOC.

DOC e SMC sono collegati ma distinti. Il §13.1 richiede che la Compagnia disponga di DOC o Interim DOC pertinente alla nave. Verificare insieme tipo di nave coperto, identità della Compagnia e regime ordinario o Interim: un certificato riferito a un altro tipo di nave non basta.

Riferimento normativo

ISM Code, Parte B (§§13–14), introdotta da MSC.104(73) e successivamente emendata, e SOLAS IX. Il DOC riguarda la Compagnia e i tipi di nave autorizzati; l’SMC la singola nave.

La validità del DOC è condizionata alla verifica annuale entro tre mesi prima o dopo la data anniversario (§13.4). L’SMC è soggetto ad almeno una verifica intermedia: se ne è prevista una sola su un certificato quinquennale, si svolge fra il secondo e il terzo anniversario (§13.8).

Verifiche omesse e major NC possono determinare il ritiro secondo §§13.5 e 13.9; al ritiro del DOC segue quello degli SMC/Interim SMC associati (§13.5.1). Non presumere che il certificato resti utilizzabile in attesa di un provvedimento. Coinvolgere subito Amministrazione/RO; la valutazione PSC segue le Procedure A.1206(34).

Per emendamenti e certificazione: indice IMO, MSC.273(85) e A.1188(33).

Casi Interim (§§14.1–14.2): DOC per Compagnia di nuova costituzione o aggiunta di nuovi tipi di nave; SMC per nave nuova alla consegna, nave di cui la Compagnia assume per la prima volta la gestione o cambio di bandiera. Richiedono le verifiche previste: non sono un rimedio automatico a certificati ordinari scaduti.

Campo di applicazione

Ogni Compagnia e ogni nave soggetta a SOLAS Capitolo IX, che distingue le categorie invece di appiattirle: navi passeggeri, compresi i mezzi veloci da passeggeri; petroliere, chimichiere, gasiere, navi da carico alla rinfusa e mezzi veloci da carico di stazza pari o superiore a 500 GT; altre navi da carico e unità mobili di perforazione offshore (MODU) di stazza pari o superiore a 500 GT. Restano fuori dal capitolo le navi di Stato impiegate esclusivamente per servizi non commerciali. Estensioni possibili secondo la normativa di bandiera.

Procedura / Come si compila

Tenere voci distinte per DOC e SMC: annuali DOC nella finestra ±3 mesi; almeno una intermedia SMC secondo il regime del certificato e le indicazioni dell’autorità.
Preparare rinnovi e verifiche con evidenze di attuazione dell’SMS, audit, riesami e azioni correttive.
Gestire rilievi e scadenze con l’Amministrazione/RO; eventuali condizioni di esercizio non sono decise unilateralmente dalla Compagnia.
Tenere a bordo la copia del DOC aggiornata con convalide e l’SMC valido della nave, o gli Interim applicabili. La copia DOC non richiede autenticazione (§13.6); per certificati elettronici seguire l’accettazione della bandiera.
In caso di scadenza o verifica omessa, accertare subito stato e azioni richieste senza presumere validità o libertà di proseguire.

Esempio pratico

Il DOC non è «soggetto ad audit intermedio tra il secondo e il terzo anno»: quella finestra appartiene al solo SMC.

Esempio: DOC e SMC quinquennali, con una sola intermedia SMC prevista. DOC: quattro verifiche annuali, ciascuna nella finestra ±3 mesi; SMC: intermedia fra secondo e terzo anniversario. Rinnovi prima della scadenza secondo il regime applicabile. Eventuali verifiche aggiuntive richieste dall’autorità si inseriscono nello scadenzario: l’esempio non ne esclude la possibilità.

Cosa va tipicamente storto

Un certificato non valido, una verifica omessa o una major NC richiedono un intervento immediato con Amministrazione/RO. I possibili provvedimenti includono ritiro e detention, ma non si deducono automaticamente da una formula generale: contano il rilievo, le evidenze e il regime applicabile.

Errori ricorrenti Mistake Library

Errore	Conseguenza	Come evitarlo
Confondere annuale DOC e intermedia SMC	Verifiche omesse e validità non assicurata; possibili provvedimenti	Scadenziari distinti, condizioni del certificato e raccordo Amministrazione/RO
Copia DOC o SMC non aggiornati a bordo	Evidenza documentale incompleta	Copia DOC con convalide; SMC valido della nave
Rinviare una major NC senza controllo del rischio	Pericolo e possibili ritiro/detention	Azione immediata e condizioni concordate con l’autorità competente

Cosa controlla il PSCO

Il controllo documentale comprende copia del DOC, SMC e relative convalide/Interim applicabili. L’assenza dell’evidenza annuale DOC e l’intermedia SMC scaduta sono indicate fra le carenze suscettibili di detention nelle Procedure PSC; la decisione richiede valutazione del PSCO, non è un automatismo del riepilogo didattico.

Suggerimenti operativi

Coordinare scadenziario a terra e documenti effettivamente disponibili a bordo.
Controllare tipo di nave coperto dal DOC, convalide e stato dell’SMC.
Non confondere validità, ritiro, rettifica e autorizzazione a proseguire.
Verificare alle scadenze assegnate l’attuazione e l’efficacia delle CAPA.

Checklist di preparazione

Checklist didattica. Questo riepilogo serve allo studio e alla preparazione. Non sostituisce le procedure approvate della nave, i manuali, i documenti statutari, il SMS della Compagnia o i requisiti ufficiali applicabili. Il completamento non dimostra conformità né prontezza a un'ispezione: attesta che si è letta una lista, non che la nave sia a posto. Verificare sempre i documenti aggiornati presenti a bordo.

DOC coerente con Compagnia/tipo nave e copia aggiornata a bordo
SMC valido della nave a bordo, con convalide applicabili
Annuali DOC entro ±3 mesi dalla data anniversario
Almeno una intermedia SMC; fra secondo e terzo anniversario se unica su certificato quinquennale
Azioni correttive e condizioni dell’autorità rispettate
Requisiti e limiti degli Interim verificati, se applicabili

FAQ

Il certificato resta valido fino al ritiro?

Non va presunto: §§13.4 e 13.8 condizionano la validità alle verifiche. Se una verifica manca, chiarire immediatamente stato e misure con Amministrazione/RO; nessuna autorizzazione implicita a continuare.

Qual è il regime Interim?

Interim DOC fino a 12 mesi; Interim SMC fino a 6 mesi, con eventuale estensione speciale fino a ulteriori 6 concessa dall’autorità competente. Non è una deroga generale all’SMS.

Che cosa verificare prima dell’Interim SMC?

DOC/Interim DOC pertinente, elementi chiave dell’SMS, familiarità di Comandante e ufficiali, istruzioni essenziali prima della partenza e lingua compresa; audit interno pianificato entro tre mesi (§14.4, come emendato).

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