Gestione delle Deficiency
Dalla rilevazione durante l'ispezione alla chiusura formale: come gestire una deficiency PSC senza farla diventare un problema ricorrente.
Spiegazione operativa
Una deficiency è una condizione riscontrata non conforme ai requisiti di una convenzione applicabile. Ogni deficiency viene classificata per codice e area, e le più gravi possono portare a detention (fermo nave) se la carenza è tale da rendere la nave, l'equipaggio o l'ambiente esposti a rischio non accettabile.
La gestione efficace di una deficiency non si esaurisce con la sua rettifica immediata a bordo: richiede l'analisi della causa (per evitare che si ripresenti, collegandosi alla gestione NC/CAPA del SMS) e una comunicazione chiara con il PSCO sui tempi e le modalità di chiusura.
Riferimento normativo
Il sistema di classificazione delle deficiency è definito dal Paris MOU (e regimi equivalenti) in attuazione delle convenzioni sottostanti; le deficiency più gravi, che comportano un rischio significativo, portano a detention secondo i criteri stabiliti nelle procedure del MOU.
Campo di applicazione
Ogni deficiency rilevata durante un'ispezione PSC, dalla più lieve (da rettificare al prossimo scalo) alla più grave (che comporta detention immediata).
Procedura / Come si compila
- Registrare formalmente la deficiency comunicata dal PSCO, con codice, descrizione e termine di rettifica assegnato.
- Distinguere se la rettifica è richiesta prima della partenza, entro un termine successivo, o al prossimo scalo.
- Avviare l'azione correttiva immediata se possibile a bordo; se non possibile, comunicare tempestivamente alla Compagnia le risorse necessarie.
- Collegare la deficiency al sistema NC/CAPA del SMS, per un'analisi della causa radice e la verifica di efficacia dell'azione.
- Documentare la rettifica e, se richiesto, notificarla formalmente all'autorità PSC secondo le modalità indicate (es. tramite l'Amministrazione di bandiera o un survey di verifica).
Esempio pratico
Esempio di gestione: deficiency "Fire door non a tenuta" rilevata con termine di rettifica 'entro la partenza'. Riparazione eseguita a bordo entro 4 ore, fotografata e documentata, comunicata al PSCO prima della partenza con conferma di chiusura.
Casi reali
Errori ricorrenti Mistake Library
| Errore | Conseguenza | Come evitarlo |
|---|---|---|
| Deficiency rettificata ma non collegata al sistema NC/CAPA del SMS | La causa radice non viene analizzata e la deficiency si ripresenta ad ispezioni successive | Trattare ogni deficiency PSC come un input per il sistema NC/CAPA, non come un evento isolato |
| Comunicazione tardiva alla Compagnia della necessità di risorse per la rettifica | Termine di rettifica non rispettato, rischio di detention | Informare immediatamente il DPA/Compagnia non appena la deficiency richiede risorse esterne |
| Nessuna documentazione fotografica/scritta della rettifica eseguita | Difficoltà a dimostrare la chiusura in caso di verifica successiva | Documentare sempre la rettifica con evidenza verificabile |
Osservazioni PSC
Suggerimenti operativi
- Collega sistematicamente ogni deficiency PSC al registro NC/CAPA del SMS di bordo.
- Comunica tempestivamente alla Compagnia ogni deficiency che richieda risorse non disponibili a bordo.
- Documenta sempre la rettifica con evidenza fotografica o scritta verificabile.
Checklist
- Deficiency registrata con codice, descrizione e termine di rettifica
- Azione correttiva avviata immediatamente se possibile a bordo
- Deficiency collegata al sistema NC/CAPA del SMS
- Rettifica documentata con evidenza verificabile
- Chiusura comunicata formalmente secondo le modalità richieste