Gestione di una Non Conformity (NC)
Come si apre, si classifica e si chiude formalmente una Non Conformity all'interno del Safety Management System — il cuore del ciclo di miglioramento continuo del Codice ISM.
Spiegazione operativa
Una Non Conformity (NC) è una situazione osservata che non rispetta un requisito specificato dal Safety Management System (SMS) della Compagnia o dal Codice ISM stesso. Il Codice distingue concettualmente tra non conformità "minori" (isolate, senza evidenza di collasso sistemico) e "maggiori" (che indicano una carenza seria o sistemica, tale da mettere a rischio la sicurezza di persone, nave o ambiente).
La gestione della NC è il meccanismo con cui il Codice ISM traduce il principio del miglioramento continuo in pratica quotidiana: senza un ciclo NC → analisi causa → azione → verifica di efficacia, il SMS resta un documento e non diventa un sistema vivo.
Riferimento normativo
ISM Code, par. 1.2.3 e Sezione 9 (Reports and Analysis of Non-Conformities, Accidents and Hazardous Occurrences): la Compagnia deve stabilire procedure per l'identificazione, la segnalazione e l'analisi delle non conformità, oltre che per l'adozione di azioni correttive.
Campo di applicazione
Si applica a ogni Compagnia certificata ISM (DOC) e a ogni nave dotata di Safety Management Certificate (SMC): le NC possono emergere da audit interni, audit esterni (di certificazione o PSC), segnalazioni dell'equipaggio, o Near Miss ricorrenti.
Procedura / Come si compila
- Registrare la NC non appena osservata: cosa, dove, quando, quale requisito del SMS/ISM Code non è stato rispettato.
- Classificarla come minore o maggiore, secondo i criteri della procedura interna della Compagnia.
- Condurre un'analisi della causa radice (root cause analysis), non fermandosi al sintomo immediato.
- Definire una CAPA (azione correttiva e, se pertinente, preventiva) con responsabile e scadenza.
- Verificare l'efficacia dell'azione a distanza di tempo, prima di chiudere formalmente la NC.
- Archiviare la NC chiusa nel registro SMS, disponibile per il prossimo audit interno/esterno e per il Management Review.
Diagramma: dalla Non Conformity alla chiusura CAPA
Esempio pratico
Esempio di voce: "NC-2026-014 — Minore. Riscontrata durante audit interno del 12.03.2026: checklist di manutenzione del winch di ormeggio non compilata per 3 turni consecutivi. Causa radice: assenza di reminder nel piano di manutenzione (PMS). Azione: aggiunto reminder automatico nel PMS + briefing all'equipaggio di coperta. Verifica efficacia: 3 turni successivi controllati, tutti compilati correttamente. NC chiusa il 02.04.2026."
Casi reali
Errori ricorrenti Mistake Library
| Errore | Conseguenza | Come evitarlo |
|---|---|---|
| NC chiusa senza verifica di efficacia dell'azione | La causa radice resta e la NC si ripresenta (NC ricorrente) | Fissare sempre una data di verifica successiva alla chiusura formale |
| Analisi limitata al sintomo, non alla causa radice | Azione correttiva inefficace nel tempo | Usare tecniche strutturate (5 Whys, Ishikawa) per le NC maggiori |
| NC 'minori' ripetute sullo stesso argomento mai aggregate | Un pattern sistemico passa inosservato fino a diventare una NC maggiore o una deficiency PSC | Rivedere periodicamente il registro NC per individuare argomenti ricorrenti |
Osservazioni PSC
Suggerimenti operativi
- Tieni il registro NC come strumento vivo di lavoro, non come adempimento burocratico da compilare solo prima dell'audit.
- Usa una root cause analysis strutturata per ogni NC maggiore.
- Rivedi periodicamente le NC minori chiuse: se lo stesso tema ricompare, trattalo come segnale di un problema sistemico.
Checklist
- NC registrata con data, descrizione e requisito violato
- Classificazione minore/maggiore assegnata
- Causa radice identificata e documentata
- CAPA definita con responsabile e scadenza
- Verifica di efficacia effettuata prima della chiusura