Corrective and Preventive Action (CAPA)
L'azione che chiude davvero il cerchio: come pianificare, documentare e verificare l'efficacia di una CAPA in modo che la Non Conformity non si ripresenti.
Spiegazione operativa
Una Corrective Action (azione correttiva) elimina la causa di una Non Conformity già rilevata; una Preventive Action (azione preventiva) elimina la causa di una Non Conformity potenziale, non ancora manifestatasi. Insieme, formano il ciclo CAPA che rende operativo il principio di miglioramento continuo richiesto dal Codice ISM.
Una CAPA ben fatta non si limita a "risolvere il sintomo": affronta la causa radice, ha un responsabile, una scadenza e — punto spesso trascurato — una verifica di efficacia a distanza di tempo.
Riferimento normativo
ISM Code, par. 1.2.3.2 ("to establish safeguards against all identified risks") e Sezione 9: la Compagnia deve stabilire procedure per l'implementazione di azioni correttive.
Campo di applicazione
Si applica a ogni Non Conformity (minore o maggiore) e a ogni rischio identificato come potenziale, sia a bordo sia negli uffici a terra della Compagnia.
Procedura / Come si compila
- Definire l'azione a partire dalla causa radice identificata nell'analisi della NC, non dal sintomo osservato.
- Assegnare un responsabile chiaro e una scadenza realistica per l'implementazione.
- Distinguere se l'azione è correttiva (su una NC già accaduta) o preventiva (su un rischio identificato ma non ancora manifestato).
- Implementare l'azione e documentarne l'attuazione (es. modifica di una procedura, formazione, intervento tecnico).
- Verificare l'efficacia dell'azione a distanza di tempo definito, prima di considerare la CAPA chiusa.
- Se la verifica mostra che il problema persiste, riaprire l'analisi e ripianificare l'azione.
Esempio pratico
Esempio: NC per bilancio sludge incoerente. Causa radice: assenza di un modulo dedicato alla registrazione dei trasferimenti interni tra tank. Azione correttiva: introduzione di un modulo dedicato nel PMS. Verifica di efficacia: dopo 2 mesi, bilancio sludge verificato coerente su tutte le registrazioni. CAPA chiusa.
Casi reali
Errori ricorrenti Mistake Library
| Errore | Conseguenza | Come evitarlo |
|---|---|---|
| Azione correttiva che affronta il sintomo, non la causa radice | La NC si ripresenta in forma simile | Usare tecniche strutturate di root cause analysis (5 Whys, diagramma causa-effetto) |
| Nessuna verifica di efficacia programmata | Impossibile sapere se l'azione ha davvero funzionato | Fissare sempre una data di verifica, anche a distanza di mesi |
| Azioni preventive trascurate a favore delle sole correttive | Rischi identificati ma non ancora manifestati restano senza mitigazione | Trattare le azioni preventive con la stessa disciplina di quelle correttive |
Osservazioni PSC
Suggerimenti operativi
- Non chiudere mai una CAPA lo stesso giorno in cui l'azione viene implementata: serve tempo per verificarne l'efficacia.
- Distingui esplicitamente correttivo da preventivo nella registrazione, per facilitare l'analisi dei trend al Management Review.
- Coinvolgi chi ha segnalato la NC/il Near Miss nella verifica di efficacia: spesso è la persona più indicata per valutare se il problema è davvero risolto.
Checklist
- Causa radice identificata (non solo il sintomo)
- Responsabile e scadenza assegnati
- Azione implementata e documentata
- Verifica di efficacia programmata e condotta
- Esito della verifica registrato prima della chiusura formale