Operational Guide · Registers & Logbooks

# Documentazione Richiesta a Bordo

La mappa completa dei certificati e dei registri che un PSCO può richiedere: cosa deve essere a bordo, in quale forma, e le scadenze più spesso dimenticate.

PSC certificati documentazione survey

## Spiegazione operativa

Ogni PSCO inizia l'ispezione con una verifica documentale: certificati statutory, di classe, e i principali registri operativi. Una documentazione incompleta, scaduta o incoerente è spesso il primo segnale che orienta l'ispettore verso un controllo più approfondito (verifica "clear grounds").

La difficoltà pratica non è conoscere l'elenco dei documenti richiesti, ma mantenerli sempre aggiornati e coerenti tra loro: un certificato rinnovato ma non sostituito nella copia a bordo, o un registro con voci mancanti, generano deficiency anche quando la situazione sostanziale della nave è conforme.

## Riferimento normativo

SOLAS, MARPOL, Codice ISM, MLC 2006 definiscono, ciascuno per il proprio ambito, i certificati e registri obbligatori: certificati statutory (IOPP, IAPP, ISPP, Safety Construction/Equipment/Radio o Cargo Ship Safety Certificate, SMC, DOC, ISSC, MLC Certificate), registri operativi (Oil Record Book, Garbage Record Book, Ballast Water Record Book, radio log), e manuali (SOPEP, Garbage Management Plan, Cargo Securing Manual).

## Campo di applicazione

Ogni nave soggetta a ispezione PSC, con l'elenco specifico dei documenti richiesti che varia secondo tipo di nave, stazza e area di navigazione.

## Procedura / Come si compila

1. Mantenere un elenco aggiornato di tutti i certificati statutory e di classe, con le rispettive scadenze e finestre di audit intermedio.
2. Verificare che ogni copia a bordo sia l'ultima versione valida, sostituita immediatamente dopo ogni rinnovo o audit esterno.
3. Assicurare che i registri operativi (ORB, GRB, BWRB, radio log) siano aggiornati quotidianamente, non retroattivamente prima dell'arrivo.
4. Organizzare la documentazione in modo facilmente reperibile, con un punto di riferimento a bordo (spesso il Comandante o il Primo Ufficiale) che conosca la posizione di ogni documento.
5. Verificare la coerenza tra i vari documenti (es. IOPP Certificate e Oil Record Book, SMC e registro NC del SMS).

## Esempio pratico

Esempio di verifica: prima dell'arrivo in porto, il Primo Ufficiale verifica che IOPP, IAPP, SMC e Garbage Management Plan siano tutti in corso di validità e che le copie a bordo corrispondano alle ultime versioni rilasciate dopo l'ultimo survey.

## Casi reali

Numerose deficiency PSC apparentemente "documentali" nascondono in realtà un problema più profondo: un certificato scaduto scoperto solo all'arrivo dell'ispettore spesso rivela che il sistema di tracciamento delle scadenze a bordo o in Compagnia non stava funzionando, non un semplice dimenticanza isolata.

## Errori ricorrenti Mistake Library

Errore | Conseguenza | Come evitarlo
--- | --- | ---
Copia a bordo di un certificato non aggiornata dopo un rinnovo | Deficiency per documentazione incoerente, anche se il certificato è sostanzialmente valido | Sostituire immediatamente la copia a bordo dopo ogni rinnovo o audit
Registri aggiornati retroattivamente poco prima dell'arrivo in porto | Incongruenze rilevabili dal PSCO, sospetto di falsificazione | Aggiornare i registri quotidianamente, in tempo reale rispetto alle operazioni
Nessun punto di riferimento a bordo che conosca la posizione di tutta la documentazione | Ritardi durante l'ispezione, impressione di disorganizzazione | Designare un ufficiale responsabile della reperibilità documentale

## Osservazioni PSC

La verifica documentale è la prima fase di ogni ispezione PSC: ritardi nel reperire un documento, incongruenze tra certificati e registri, o copie non aggiornate sono tra i segnali che più spesso portano a un'ispezione più approfondita (clear grounds).

## Suggerimenti operativi

- Tieni un calendario unico delle scadenze di tutti i certificati, condiviso tra bordo e Compagnia.
- Aggiorna sempre la copia a bordo immediatamente dopo ogni rinnovo, non alla prossima occasione comoda.
- Designa esplicitamente un responsabile della reperibilità documentale, noto a tutto l'equipaggio.

## Checklist

- Certificati statutory e di classe in corso di validità
- Copie a bordo aggiornate all'ultima versione rilasciata
- Registri operativi aggiornati quotidianamente
- Documentazione organizzata e facilmente reperibile
- Coerenza verificata tra certificati e registri collegati

## FAQ

Cosa succede se un certificato è scaduto ma il rinnovo è già stato richiesto?
Va documentata la richiesta di rinnovo in corso; a seconda della normativa di bandiera, può essere necessario un certificato provvisorio (Interim) per coprire il periodo di transizione, altrimenti la nave rischia una deficiency o detention.
I registri elettronici sono accettati al posto di quelli cartacei?
Sempre più spesso sì, ma solo se il formato elettronico è stato specificamente approvato dalla Flag Administration, come già avviene ad esempio per il Ballast Water Record Book in formato elettronico dal 2025.
Quali documenti chiede per primi tipicamente un PSCO?
Tipicamente il Certificate of Registry, i certificati statutory principali (SMC, DOC, IOPP, IAPP), e la muster list, prima di procedere a una verifica più estesa in base alle prime impressioni.
🎬 Foto, video e diagrammi interattivi aggiuntivi per questo argomento saranno disponibili nella prossima versione della piattaforma.

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