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# Document of Compliance (DOC) e Safety Management Certificate (SMC)

I due certificati che rendono tangibile la conformità ISM: cosa attestano, chi li rilascia, quando vanno rinnovati e cosa succede se scadono o vengono sospesi.

ISM Code DOC SMC certificazione survey

## Spiegazione operativa

Il Document of Compliance (DOC) è rilasciato alla Compagnia e attesta che il suo Safety Management System è stato verificato conforme al Codice ISM; è una condizione necessaria affinché la Compagnia possa gestire navi soggette all'Annesso ISM. Il Safety Management Certificate (SMC) è rilasciato a ciascuna nave e attesta che opera in conformità al SMS approvato della Compagnia titolare del DOC.

I due certificati sono collegati ma distinti: una nave non può avere un SMC valido se la Compagnia che la gestisce non ha un DOC valido per quel tipo di nave.

## Riferimento normativo

ISM Code, par. 13 (Certification, Verification and Control) e SOLAS Cap. IX: DOC rilasciato dalla Flag Administration (o ente riconosciuto) alla Compagnia dopo audit esterno; SMC rilasciato alla singola nave dopo verifica di conformità al SMS della Compagnia.

## Campo di applicazione

Ogni Compagnia e ogni nave soggetta a SOLAS Capitolo IX (navi da carico ≥500 GT e navi passeggeri in viaggi internazionali, con estensioni secondo la normativa di bandiera).

## Procedura / Come si compila

1. Verificare la validità e le date di scadenza di DOC (Compagnia) e SMC (nave), inclusi gli audit intermedi obbligatori.
2. Programmare l'audit esterno di rinnovo con sufficiente anticipo, includendo la revisione dei risultati di audit interni e Management Review.
3. Preparare evidenza documentale: registro NC/CAPA, verbali di Management Review, programma di audit interno, formazione dell'equipaggio.
4. Affrontare eventuali NC rilevate durante l'audit esterno con CAPA tempestive, per evitare la sospensione del certificato.
5. Conservare copia di DOC e SMC (o Interim DOC/SMC, se applicabile) a bordo e negli uffici della Compagnia.

## Esempio pratico

Esempio di scadenzario: DOC rilasciato con validità 5 anni, soggetto ad audit intermedio tra il secondo e il terzo anno; SMC rilasciato alla nave con validità 5 anni, soggetto ad audit intermedio tra il secondo e il terzo anno di validità — entrambi da tracciare nel calendario survey della nave insieme ai certificati statutory (IOPP, IAPP, ecc.).

## Casi reali

La mancata presentazione di DOC o SMC validi, o la scoperta di NC maggiori non risolte durante un audit esterno, può portare alla sospensione del certificato: una nave con SMC sospeso o scaduto è tipicamente considerata dai PSCO come un fattore di rischio molto elevato, con alta probabilità di detention immediata.

## Errori ricorrenti Mistake Library

Errore | Conseguenza | Come evitarlo
--- | --- | ---
Audit intermedio di DOC/SMC dimenticato o pianificato in ritardo | Certificato invalidato automaticamente se l'audit intermedio non è condotto nella finestra prevista | Tracciare le finestre di audit intermedio nel calendario survey generale, non solo le scadenze di rinnovo
Copia di DOC/SMC a bordo non aggiornata dopo un rinnovo | Deficiency PSC per documentazione non coerente | Verificare che la copia a bordo sia sempre l'ultima versione valida, sostituita immediatamente dopo ogni rinnovo
NC maggiori rilevate in audit esterno non affrontate entro i tempi richiesti | Rischio di sospensione del certificato | Trattare le NC da audit esterno con priorità massima e CAPA verificate rapidamente

## Osservazioni PSC

I PSCO verificano sempre la validità di DOC e SMC (o delle relative copie/Interim a bordo) come parte dei controlli documentali di base; un certificato scaduto, sospeso o mancante è tra le cause più dirette di detention.

## Suggerimenti operativi

- Inserisci le finestre di audit intermedio di DOC/SMC nello stesso calendario usato per i certificati statutory, non in un registro separato.
- Aggiorna immediatamente la copia a bordo di DOC/SMC dopo ogni rinnovo o audit esterno.
- Dai priorità assoluta alle CAPA collegate a NC rilevate durante un audit esterno di certificazione.

## Checklist

- DOC della Compagnia valido e coerente con i tipi di nave gestiti
- SMC della nave valido, con copia aggiornata a bordo
- Audit intermedi di DOC/SMC programmati nella finestra prevista
- NC da audit esterno affrontate con CAPA tempestive
- Interim DOC/SMC (se applicabile) gestito secondo la procedura di bandiera

## FAQ

Qual è la differenza tra DOC e SMC?
Il DOC è rilasciato alla Compagnia e attesta la conformità del suo SMS al Codice ISM; l'SMC è rilasciato alla singola nave e attesta che opera secondo il SMS approvato della Compagnia titolare del DOC.
Cosa succede se l'audit intermedio di DOC/SMC non viene condotto in tempo?
Il certificato può essere invalidato automaticamente se l'audit intermedio non è condotto entro la finestra prevista (tipicamente tra il secondo e il terzo anno di validità), rendendo necessaria una nuova verifica per il ripristino.
Cos'è un Interim SMC e quando si usa?
È un certificato provvisorio, di validità limitata (tipicamente fino a 6 mesi), rilasciato a una nave nuova o che cambia gestione/bandiera, in attesa della verifica completa per l'SMC pieno.
🎬 Foto, video e diagrammi interattivi aggiuntivi per questo argomento saranno disponibili nella prossima versione della piattaforma.

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